Özlük Dosyası Yönetimi
Klasörlerde dağınık özlük evrakı yerine her personel için tek dijital dosya. Nord Shift; kimlik, IBAN, medeni durum, eğitim, askerlik, kan grubu, acil durum kişisi ve yabancı çalışan izin bilgilerini personel kartında tutar; sözleşmeden sağlık raporuna tüm belgeleri kategori bazında saklar, zorunlu evrak setine göre eksikleri gösterir. Belge talepleri ve disiplin süreçleri de aynı dosyadan yönetilir.
Neler sunar?
Özlük alanları
Kimlik no, IBAN ve banka bilgisi, medeni durum ve çocuk sayısı, eğitim düzeyi/okul/bölüm, askerlik, kan grubu, acil durum kişisi, işe giriş ve çıkış tarihleri.
Belge arşivi ve evrak tamlığı
Sözleşme, Kimlik, Diploma, Sağlık Raporu, SGK, Sertifika, İSG, Ehliyet, İhtar kategorileri; şirketinize özel zorunlu evrak seti tanımlanır, eksikler personel bazında listelenir, süresi dolan belgeler bildirilir.
Belge talebi ve disiplin
Çalışan mobilden çalışma belgesi, bonservis, maaş yazısı, vize belgesi veya SGK dökümü talep eder; sözlü/yazılı uyarı, ihtar ve tutanak kayıtları savunma talebiyle yürütülür.
Nasıl çalışır?
Zorunlu evrak setini belirleyin
Hangi belgelerin zorunlu olduğunu ve kime uygulanacağını (tümü, yabancı, 18 yaş altı, araç kullanan, vardiyalı) tanımlayın.
Belgeleri yükleyin
Personel kartından kategori, düzenleme ve son geçerlilik tarihiyle belge ekleyin; dosyalar şifreli bulut depoda saklanır.
Süreçleri dosyadan yönetin
Evrak tamlığı, belge talepleri ve disiplin kayıtları personel bazında tek ekranda; çalışan kendi belgelerini uygulamadan görür.
Kazanımlar
Denetime hazır
Eksik evrak ve süresi dolan belge listesi her an elinizde; SGK ve İSG denetimlerinde arama derdi yok.
KVKK uyumlu erişim
Belgelere rol bazlı erişim; çalışan yalnızca kendi dosyasını, şube yöneticisi yalnızca kendi ekibini görür.
Usulüne uygun disiplin
İhtar ve tutanaklar tebliğ, itiraz ve savunma adımlarıyla kayda geçer; fesih sürecinde delil zinciri hazırdır.
Kağıt mı, Excel mi, Yazılım mı?
Kağıt & defter
Küçük ve sabit düzenli ekiplerde işler; ancak kayıtlar beyana dayalıdır, arşiv büyüdükçe erişilmez hale gelir.
Excel
Esnektir ve ücretsizdir — hazır şablonlarımızla başlayabilirsiniz; fakat veri elle girilir, çok şubede sürüm karmaşası kaçınılmazdır.
Nord Shift
Veri, konum doğrulamalı kayıtlardan otomatik akar; 10 personele kadar ücretsizdir. Ayrıntılı karşılaştırmayı okuyun.
Sıkça Sorulan Sorular
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalı?
İş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, diploma, sağlık raporu, SGK işe giriş bildirgesi, gerekiyorsa sertifika, İSG eğitim belgesi ve ehliyet. Nord Shift'te bu kategoriler hazırdır; şirketinize göre zorunlu setini siz belirlersiniz.
Süresi dolan belgeler için uyarı alır mıyım?
Evet. Sağlık raporu, sertifika veya çalışma izni gibi son geçerlilik tarihi girilen belgeler dolmadan önce bildirim üretir ve 'süresi dolan belgeler' listesinde görünür.
Çalışan belge talebini nasıl açar?
Mobil uygulamadan çalışma belgesi, bonservis, maaş yazısı, vize/seyahat belgesi veya SGK hizmet dökümü talep eder; İK talebi işler, sonuç dosyasını yükler ve çalışan uygulamadan indirir.
Disiplin kaydında savunma nasıl alınır?
Kayıt oluştururken 'savunma iste' seçilir ve son tarih verilir; çalışan uygulamadan savunmasını yazar, kayıt tebliğ/itiraz durumlarıyla ilerler ve ekleriyle birlikte dosyada saklanır.
İlgili Kaynaklar
Özlük Dosyası Yönetimi özelliğini ücretsiz deneyin
10 personele kadar ücretsiz; kurulum ortalama 10 dakika sürer.