Özlük dosyası, işverenin her çalışan için tutmakla yükümlü olduğu, kimlik, sözleşme, SGK bildirgesi, sağlık raporu ve eğitim kayıtları gibi belgeleri içeren dosyadır. İş Kanunu'nun 75. maddesi gereği zorunludur ve denetimlerde istenebilir. Dijital özlük yönetimi belgelere güvenli ve düzenli erişim sağlar.
Özlük Dosyası nedir?
Özlük Dosyası YönetimiÖzlük Dosyası sürecini Nord Shift ile dijital yönetin.İşe giriş evrakları listesiKonunun ayrıntılarını, kuralları ve örnekleri rehberde okuyun.
Uygulamada nasıl işler?
Uygulamada özlük dosyası işe giriş anında oluşturulur: kimlik ve iletişim bilgileri, iş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, sağlık raporu, diploma ve sertifikalar, İSG eğitim kayıtları, KVKK aydınlatma ve rıza belgeleri dosyaya eklenir. Çalışma süresince izin kayıtları, ihtar ve savunma yazıları, görev değişiklikleri ve performans belgeleri dosyaya işlenir; işten ayrılışta fesih bildirimi, ibraname ve çıkış bildirgesi ile tamamlanır. Dijital sistemde her belge türü için zorunlu evrak listesi tanımlanır ve eksikler otomatik raporlanır.
Neden önemli?
Özlük dosyası, iş müfettişi denetimlerinde ve iş davalarında işverenin temel ispat aracıdır; eksik dosya idari yaptırım ve ispat güçlüğü doğurur. Belgeler kişisel veri içerdiğinden KVKK kapsamında erişim yetkisi, saklama süresi ve imha kuralları belirlenmelidir. Dijital özlük yönetimi fiziksel arşiv riskini kaldırır, belgelerin kimin tarafından ne zaman görüntülendiğini kayıt altına alır.
Örnek senaryo
Çok şubeli bir işletme yeni bir çalışanı işe alır. Şube müdürü belgeleri mobil uygulamadan yükler; sistem zorunlu evrak listesine göre eksik olan İSG eğitim belgesini işaretler ve İK'ya bildirir. Belge tamamlandığında dosya 'tam' durumuna geçer; denetim anında tüm belgeler saniyeler içinde listelenir.
Sıkça Sorulan Sorular
Özlük dosyası dijital ortamda tutulabilir mi?
Evet. Belgelerin güvenli, erişilebilir ve bütünlüğü korunmuş şekilde dijital saklanması mümkündür. Islak imza gerektiren belgelerin aslının da muhafaza edilmesi gerekebilir; uygulama hukuki değerlendirmeye göre belirlenmelidir.
Özlük dosyası işten ayrıldıktan sonra ne kadar saklanır?
Belgelerin saklama süreleri belge türüne ve ilgili mevzuata göre değişir; iş ilişkisi sona erdikten sonra da belirli süre saklanması gerekir. Saklama ve imha politikası KVKK ile uyumlu olarak yazılı belirlenmelidir.
İlgili Terimler
Bu süreçleri Nord Shift ile yönetin
Vardiya, PDKS, izin ve bordroyu tek platformda dijitalleştirin; 10 personele kadar ücretsiz.