KVKK, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'dur ve kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini düzenler. İK'da çalışan kimlik, özlük, sağlık ve konum verileri bu kapsamdadır; aydınlatma metni ve gerektiğinde açık rıza alınması gerekir. İhlaller idari para cezalarına yol açabilir.
KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) nedir?
Özlük Dosyası YönetimiKVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) sürecini Nord Shift ile dijital yönetin.KVKK uyumlu PDKS nasıl olmalı?Konunun ayrıntılarını, kuralları ve örnekleri rehberde okuyun.
Uygulamada nasıl işler?
Uygulamada işveren, çalışan verilerini işleme amacını, hukuki dayanağını, saklama süresini ve aktarım yapılan tarafları belirleyen bir envanter hazırlar; çalışanı işe girişte aydınlatma metniyle bilgilendirir. Sağlık ve biyometrik veri gibi özel nitelikli veriler için daha sıkı koşullar ve çoğu durumda açık rıza gerekir. PDKS'de konum verisi yalnızca giriş-çıkış anında işlenmeli, sürekli izleme yapılmamalıdır. Erişim yetkileri rol bazlı tanımlanır; veriler şifreli saklanır ve saklama süresi dolduğunda imha edilir.
Neden önemli?
KVKK uyumu İK için hem yasal zorunluluk hem de çalışan güveninin temelidir. Aydınlatma yapılmadan toplanan veri, yetkisiz erişim veya süresi dolmuş verinin saklanması idari yaptırım riskini doğurur. Kullanılan yazılımın veri işleyen olarak hangi güvenceleri sunduğu (şifreleme, erişim kaydı, veri lokasyonu) sözleşmeyle belirlenmelidir.
Örnek senaryo
Bir işletme mobil PDKS'ye geçmeden önce aydınlatma metnini günceller: konumun yalnızca giriş-çıkış anında, geofence doğrulaması amacıyla işlendiği açıkça yazılır. Çalışanlar metni uygulamadan onaylar; onay kaydı özlük dosyasına eklenir. Yöneticiler yalnızca kendi şubelerinin verisine erişebilir.
Sıkça Sorulan Sorular
PDKS için çalışandan açık rıza almak gerekir mi?
Giriş-çıkış kaydı çoğunlukla iş sözleşmesinin ifası ve yasal yükümlülük kapsamında işlenebilir; ancak biyometrik veri (parmak izi, yüz tanıma) gibi özel nitelikli veriler için açık rıza ve ölçülülük değerlendirmesi gerekir. Her durumda aydınlatma zorunludur.
Çalışan verileri ne kadar süre saklanabilir?
Veri türüne ve ilgili mevzuata göre değişir; iş ilişkisi bittikten sonra yasal saklama süresi dolunca veriler imha edilmelidir. Saklama ve imha politikası yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
İlgili Terimler
Bu süreçleri Nord Shift ile yönetin
Vardiya, PDKS, izin ve bordroyu tek platformda dijitalleştirin; 10 personele kadar ücretsiz.