Puantaj Cetveli Nedir, Neyi Kanıtlar?
Puantaj cetveli, her çalışanın ay içindeki her gününü tek bir kodla ifade eden çizelgedir: çalıştı mı, izinli miydi, raporlu muydu, hafta tatili miydi? Bordro bu çizelgeden beslenir; SGK'ya bildirilen prim günü sayısı bu çizelgeden türer; bir iş davasında "kaç gün çalıştı" sorusunun cevabı yine bu çizelgede aranır. Puantaj kavramının tanımı basit olsa da doğru hazırlanması disiplin ister. Bu yazıda sıfırdan puantaj cetveli kurmak isteyen ya da mevcut Excel dosyasını standartlaştırmak isteyen işletmeler için kolon yapısını, gün kodlarını ve ay sonu kontrol listesini paylaşıyoruz. Daha genel bir giriş için puantaj nedir, nasıl tutulur yazımıza bakabilirsiniz.
Puantaj Cetvelinde Bulunması Gereken Kolonlar
İyi bir cetvel iki bölümden oluşur: günlük kodların girildiği matris ve bu matristen türetilen özet kolonlar.
Kimlik kolonları
- Sicil numarası, ad soyad, TC kimlik numarası (yalnızca yetkili erişimle)
- Departman / mağaza / şube
- İşe giriş tarihi ve varsa işten çıkış tarihi
- Çalışma tipi: tam süreli, kısmi süreli, çağrı üzerine
Günlük matris
Ayın her günü için bir kolon (1'den 28, 30 veya 31'e kadar). Her hücreye yalnızca tanımlı gün kodlarından biri girilir; boş hücre bırakılmaz.
Özet kolonları
- Fiili çalışılan gün
- Hafta tatili ve genel tatil günü
- Ücretli izin günü (yıllık izin, mazeret izni)
- Raporlu gün ve ücretsiz izin günü
- Devamsızlık günü
- SGK prim günü ve eksik gün sayısı
- Fazla çalışma saati (hafta içi / hafta tatili / genel tatil ayrımıyla)
- Gece çalışması saati
Standart Gün Kodları Tablosu
Kanun belirli bir kod seti dayatmaz; önemli olan işletme içinde tek bir standardın kullanılması ve her kodun ücret ile SGK etkisinin baştan tanımlanmasıdır. Aşağıdaki set çoğu perakende, kafe ve üretim işletmesi için yeterlidir.
| Kod | Anlamı | Ücret etkisi | SGK günü |
|---|---|---|---|
| Ç | Çalışıldı | Tam ücret | Sayılır |
| HT | Hafta tatili | Tam ücret | Sayılır |
| GT | Ulusal bayram / genel tatil | Tam ücret (çalışıldıysa ek ücret) | Sayılır |
| Yİ | Yıllık ücretli izin | Tam ücret | Sayılır |
| Mİ | Ücretli mazeret izni | Tam ücret | Sayılır |
| R | İstirahat raporu | Kural olarak ödenmez (SGK geçici iş göremezlik öder) | Sayılmaz, eksik gün bildirilir |
| Üİ | Ücretsiz izin | Ödenmez | Sayılmaz, eksik gün bildirilir |
| D | Devamsızlık (mazeretsiz) | Ödenmez | Sayılmaz, eksik gün bildirilir |
| FM | Fazla çalışma yapıldı (Ç ile birlikte saat girilir) | Zamlı ücret | Sayılır |
Kodlar belirlendikten sonra Excel'de veri doğrulama ile hücrelere yalnızca bu değerlerin girilmesine izin verin; bir yazılım kullanıyorsanız bu doğrulama zaten hazır gelir.
SGK Eksik Gün Kodlarıyla Eşleştirme
Ay içinde 30 günden az prim günü bildirilen her çalışan için SGK'ya eksik gün nedeni bildirilir. Puantaj kodlarınız bu nedenlerle birebir eşleşmelidir; aksi hâlde bordro hazırlayan kişi her ay yeniden yorum yapmak zorunda kalır. En sık kullanılan eşleşmeler şunlardır:
- R (istirahat) → 01 İstirahat
- Üİ (ücretsiz izin) → 21 Diğer ücretsiz izin (doğum sonrası ücretsiz izin için 19)
- D (devamsızlık) → 15 Devamsızlık
- Kısmi süreli çalışan → 06 Kısmi istihdam
- Puantaj kayıtlarına dayalı diğer eksik günler → 07 Puantaj kayıtları
Eksik gün kod listesi zaman zaman güncellendiğinden, kullandığınız kodların güncel SGK listesine göre doğrulanması gerekir.
Aylık Puantajı Hazırlama Adımları
- Vardiya planını cetvele aktarın. Ay başında onaylanan plan, her çalışanın hangi gün Ç, hangi gün HT olduğunu belirler; cetvelin iskeletini bu plan oluşturur.
- Giriş-çıkış kayıtlarını işleyin. PDKS verisi planla karşılaştırılır; gelmeyen çalışanın Ç kodu D, izin talebi onaylanmışsa Yİ olarak güncellenir.
- İzin ve rapor belgelerini eşleştirin. Her R kodunun arkasında e-rapor, her Yİ kodunun arkasında onaylı izin talebi olmalıdır.
- Fazla çalışma saatlerini onaylatın. Vardiya bitiminden sonra sistemde görünen her dakika otomatik olarak fazla mesai sayılmamalı; yönetici onayından geçen saatler FM kolonuna yazılmalıdır.
- Özet kolonlarını hesaplayın ve kilitleyin. Bordroya gönderilen cetvel sonradan değiştirilemez olmalı; düzeltme gerekiyorsa ek puantaj düzenlenmelidir.
Ay Sonu Kontrol Listesi
Bordroya göndermeden önce şu 10 maddeyi işaretleyin:
- Hiçbir hücre boş değil; her gün bir kod taşıyor.
- Her çalışan için Ç + HT + GT + Yİ + Mİ + R + Üİ + D toplamı ayın gün sayısına eşit.
- Ay içinde işe giren veya çıkanların prim günü giriş/çıkış tarihine göre kısaltılmış.
- Haftada en az bir HT kodu var; iki HT arasında altı günden fazla Ç bulunmuyor.
- Her R kodu için e-rapor numarası, her Üİ kodu için çalışan imzalı belge mevcut.
- Fazla çalışma saatleri yönetici onaylı; yıllık 270 saat sınırına yaklaşan çalışanlar işaretli.
- Genel tatilde çalışanlara ek ücret kolonu doldurulmuş.
- Kısmi süreli çalışanların SGK günü aylık saat toplamından türetilmiş.
- Eksik günü olan her çalışanın SGK eksik gün kodu atanmış.
- Cetvel yetkili yönetici tarafından tarih ve imzayla (ya da dijital onayla) kilitlenmiş.
Bu listeyi geçen bir cetvel bordroda sürpriz yaratmaz. Puantaj rehberimizde örnek şablon ve ek açıklamalar bulabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Puantaj cetveli kaç yıl saklanmalı?
Puantaj, ücret bordrosunun dayanağı olduğundan bordroyla birlikte saklanır. Saklama süreleri vergi ve SGK mevzuatına göre farklılık gösterebildiğinden, işletmenizin tabi olduğu süre resmî mevzuata göre doğrulanmalıdır; uygulamada en az beş yıl saklamak yaygındır.
Puantajı kim hazırlar, kim onaylar?
Genellikle mağaza veya vardiya yöneticisi hazırlar, insan kaynakları kontrol eder ve bordro sorumlusu kilitler. Hazırlayan ile onaylayanın farklı kişiler olması hata ve suistimal riskini azaltır.
Yarım gün çalışma puantaja nasıl işlenir?
Kod setinize "YÇ" gibi bir yarım gün kodu ekleyip ücret etkisini 0,5 olarak tanımlayabilirsiniz; SGK günü tam gün olarak bildirilmeye devam eder. Karışıklığı önlemek için yarım gün uygulamasını yazılı politikaya bağlayın.
Otomatik Puantaj ile Kontrol Listesini Sisteme Devredin
Nord Shift'in puantaj programı, GPS, QR kod ya da kiosk üzerinden alınan giriş-çıkışları vardiya planıyla eşleştirip gün kodlarını kendisi atar; onaylı izinler ve raporlar cetvele otomatik düşer, vardiya sonrası fazla çalışma adayları yönetici onayına gider ve ay sonunda özet kolonlar hazır gelir. Yukarıdaki kontrol listesinin büyük bölümü sistemde uyarı olarak görünür, böylece ekibiniz hücre saymak yerine istisnalarla ilgilenir.
Nord Shift'i ücretsiz deneyin
10 personele kadar ücretsiz,
